Chez TIPS, nous avons le plaisir depuis bientôt 3 ans, d’accompagner certains de nos clients dans la conception et la réalisation de leurs parcours d’onboarding. Qu’ils soient digitaux ou phygitaux, à usage local ou international, le constat que nous faisons est le même : les vertus de l’onboarding vont bien au-delà de celles communément mises en avant telles que :
# attirer les meilleurs talents,
# promouvoir l’engagement des nouveaux collaborateurs (dans la durée),
# raccourcir la courbe d’apprentissage,
# diminuer le turn-over,
# nourrir votre culture d’entreprise,
# renforcer votre marque employeur (en la confirmant 😊 – afin d’attirer des talents).
– maîtriser la notion d’effets de réseau (ce qui se dit de votre entreprise),
– être bien noté 😊 (Glassdoor, ChooseMyCompany).
Malgré cela, la moitié des entreprises (les chiffres varient de 35 à 60% selon les études) n’ont pas de processus d’onboarding défini.
Alors même que le coût d’un onboarding raté est le suivant :
- le coût de recrutement du collaborateur,
- son salaire,
- les coûts indirects des premiers mois (poste occupé par une personne qui n’est pas pleinement opérationnelle, temps investi par le manager et d’autres collaborateurs),
- et, bien sûr, un cycle de recrutement et d’intégration à refaire, si le nouveau collaborateur part.
Avec un onboarding réussi, ces coûts se transforment en « investissement ».
Après la partie émergée de l’iceberg, si l’on se penchait sur la partie immergée, sur tous les effets vertueux, ceux que l’on n’imagine pas et qui se révèlent lorsque l’on conçoit et déploie un onboarding.
Imaginer et concevoir un parcours d’onboarding réussi, c’est prendre le temps :
- de faire un état des lieux de toutes les ressources/richesses de votre entreprise,
- du dialogue (à travers des interviews et un questionnaire auprès d’une population/d’un échantillon représentatif) avec les collaborateurs,
- de brainstormer avec différents interlocuteurs (RH, DSI, Talent Acquisition, divers Business Unit),
- de cultiver l’empathie car travailler sur l’Onboarding, c’est se mettre à la place de la nouvelle recrue mais aussi des parties prenantes (managers…) – nous a fait remarqué si justement Nicolas de Talmundo,
- de communiquer sur ce projet dès cette phase d’analyse et de conception.
Les effets vertueux de cette première phase menée telle que décrite ci-dessus sont les suivants.
L’état des lieux :
- Pour identifier ce qui a le mérite d’exister (et l’intégrer au parcours) et ce qui est à concevoir. Bref, deux maîtres-mots, optimiser et valoriser.
- Optimiser, en concevant ce qui manque (l’onboarding est nécessairement à inventer mais pas forcément tout ce qui le constitue) -> pour trouver un équilibre entre contrainte budgétaire et créativité.
- Valoriser, en mettant en lumière l’existant (parfois méconnu), une personne, un service, des atouts/avantages (à chaque organisation son petit carré d’herbe verte) -> sert tout à la fois l’humain et parfois les contraintes budgétaires.
Du dialogue (et surtout de l’écoute) et des brainstorming (vive l’intelligence collective) pour :
- Révéler des attentes, des dysfonctionnements, des recettes vertueuses, des idées, etc. -> apporte une vision plus exhaustive et donc plus juste du résultat attendu,
- Mutualiser des outils, des process, des idées mais aussi (et surtout) des énergies et de la ressource temps -> apporte du sens (pour le nouveau collaborateur), permet le déploiement d’un onboarding plus ambitieux et participe à son marketing (en termes d’ambassadeurs, de buzz, etc.),
- Remercier les parties prenantes (un peu de gratitude ne fait jamais de mal),
- Mobiliser les équipes en place (qui bien souvent demandent finalement à avoir accès à tout ou partie du parcours d’onboarding) pour qu’elles prennent pleinement à cœur leur rôle de relais et de guide vis-à-vis des nouveaux arrivants,
- Révéler/identifier des ambassadeurs (RH, Talent, Business units, etc.),
- Illustrer toute l’attention portée aux nouveaux arrivants,
- Valoriser la marque employeur.
Dans cette phase d’analyse et de conception/réalisation de votre parcours d’onboarding, souvent d’autres besoins émergent :
- le préboarding (pour éviter que vos talents n’aillent voir ailleurs pendant la période de préavis),
- le reboarding (pour une ré-intégration ajustée d’ex-employés, de stagiaires, consultants, congés longs, etc.),
- le crossboarding (changement de poste, d’entité, etc.)
- l’off-boarding (penser que ceux qui partent pourront revenir un jour).
Penser préboarding en même temps qu’onboarding, c’est faciliter et optimiser ce dernier tant pour les nouveaux arrivants que pour leurs managers. En effet, en période de préboarding, l’attrait de la nouveauté nous met dans des conditions particulières en termes d’ouverture, d’énergie, d’engagement. La proactivité est de mise !
Un préboarding bien pensé permet de resserrer les liens et de faciliter/alléger un onboarding souvent (trop) dense.
Intégrer ces besoins dans votre réflexion sur l’onboarding vous permet également (encore une fois) d’optimiser l’ensemble, car bien pensés, certains éléments de l’onboarding peuvent être recyclés dans vos parcours de reboarding et de crossboarding.
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