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Télétravail et formation professionnelle, on gère ! ... et vous aussi :-)

Oui, télétravail et Digital Learning sont bel et bien les hot topics du moment. En effet, depuis plus d’un maintenant, nous voilà à concilier le travail et la formation à la maison (ou sur une île pour les plus chanceux). Et ce, avec plus ou moins de facilité/agilité/satisfaction. Pourtant, à y regarder de plus près, bien des « problématiques » rencontrées par les managers et les collaborateurs en télétravail comme en formation à distance semblent communes. Pour l’un comme pour l’autre, interroger la question de la mise à distance et celle du temps semble la clé… vers un équilibre entre personnel et professionnel, entre autonomie et accompagnement, et entre efficacité et un « non ! » clair au stress et burn-out.

Moins de bouchons, plus de temps, d’innovation et de productivité, meilleure conciliation entre la vie pro et privée, apprentissage où on veut comme on veut quand on veut… bien des managers et collaborateurs ont depuis plus d’un an maintenant découvert les “joies” du télétravail et de la formation à distance, de par sa généralisation… à marche forcée. Mais aussi avec eux, des désagréments et contraintes : malaise lié à l’isolement, conditions peu compatibles avec le logement ou la présence des enfants, irruption délétère du travail dans le foyer, sentiment d’avoir été basculés à distance sans y avoir été formés, les informations ne circulent pas bien…  La culture du travail et de la formation en présentiel est forte mais, pour autant, tous deux mettent en exergue une certaine façon de faire et d’apprendre. Comment faire alors pour tirer le meilleur de la présence et de la distance ? La réponse à cet enjeu fort semble passer par une nécessaire reconfiguration…


Loin des yeux mais toujours près du cœur (ou comment gérer la distance et la présence)

L’injonction du télétravail généralisé tout comme le coup d’accélérateur porté au Digital Learning ont clairement mis en exergue les besoins de liants, de liens et de contacts entre les managers et les collaborateurs, ainsi qu’entre les participants à une formation (facilitateurs, experts, formateurs, apprenants, etc.). Toutes les formes de convivialité physique sont à revisiter (voire à réinventer) : prendre un café, déjeuner ensemble, se serrer la main/se faire la bise, organiser des temps de détente, etc. Bref dans son quotidien professionnel comme en formation, comment favoriser la cohésion du groupe, faciliter le partage des informations informelles et/ou transverses et créer et/ou cultiver l’énergie du collectif. Le défi aujourd’hui pour tous est clairement d’insuffler de la proximité dans la distance, de rester proches malgré l’éloignement, d’être présents sans l’être, de continuer à faire vivre l’entraide et le partage.

Le petit + de la présence :

  • Les rencontres fortuites, la machine à café, la cantine, la salle de sport, autant de lieux où, qu’on le veuille ou non, on rencontre et échange avec nos collègues (proches ou pas).
  • Plus naturel/aisé d’interpeller une personne pour une question urgente ou besoin d’aide (à condition qu’elle soit à portée de voix).
  • Mais aussi le contact physique, une poignée de main, une bise, bref ce que l’on nomme communément la chaleur humaine (à distance, il reste le sourire, le rire, etc.).

Le petit + de la distance :

  • Partager une autre forme d’intimité (son décor personnel par exemple), jouer (on a observé que lors de cette année de télétravail « imposé », les équipes ont bien plus souvent eu recours au jeu – et à l’apéro 😊, afin d’aménager des moments informels. Nous les premiers !).
  • Plus facilement toucher un plus grand nombre de collègues dans la recherche d’une information ou d’un coup de pouce.

Nos TIPS :

  1. Evitez voire bannissez les moments hybrides (avec une partie du groupe à distance, l’autre en présence). C’est complexe à gérer humainement et en termes d’organisation et source de frustration. Faites du tout présentiel ou tout distanciel. Bref, pour une fois ne soyez pas dans la demi-mesure 😊  !
  2. Formaliser ensemble (le groupe de travail, l’équipe, le groupe d’apprenants) les canaux de communication qui vous semblent appropriés selon les interactions souhaitées : formelles/informelles, urgentes ou pas, collectives/individuelles (emails, téléphone, visio/webconf, chat/réseau social d’entreprise), etc.
  3. Equilibrez les moments formels et informels en présentiel et à distance (ex : une réunion d’équipe hebdo qui peut se faire la moitié du temps à distance, l’autre en présence).
  4. Démarrez et finalisez les journées de télétravail par un moment collectif court, bien sûr, de façon à utiliser son côté énergisant. En formation, à distance (même principe), ne négligez pas les moments d’inclusion et de déclusion.
Les super pouvoirs des outils collaboratifs (ou comment faire et réfléchir ensemble)

Intellectuellement, la distance finalement ne réduit pas grand chose : il est toujours autant possible de débattre, échanger, se confronter, informer… et il existe un très grand nombre d’outils numériques qui ont permis de créer de nouvelles pratiques pour travailler et former. Et cerise sur le gâteau, une majorité de ces outils peuvent s’utiliser autant à distance qu’en présence (et, du coup, on fait évoluer nos pratiques en présence !).

Le petit + de la présence :

Le mouvement (réunion ou brainstorming debout, réunion en marchant), le partage d’un café, d’une douceur (un peu de sucre pour réfléchir 😊).  

Le petit + de la distance :

Les outils d’intelligence collective très structurants (mais soit dit en passant tout à fait utilisables en présence) et la possibilité de plus facilement prendre du recul (euh disons-le, de la distance) dans une phase de réflexion individuelle (avant de se lancer dans le collectif).

Nos TIPS :

  1. Que se soit en présence ou à distance, faire plus court (profitez-en pour changer vos habitudes) mais plus fréquent et plus inventif (testez des outils, des démarches, etc.).
  2. Mettre en place un espace d’expression qui soit accessible en présence comme à distance.
  3. S’amuser avec les formats et les codes de la communication (ex : au bureau un tableau des petites annonces, sur votre chat ou réseau social d’entreprise, le coin des gourmets avec un fil dédié aux recettes, en mode blog).
Les enjeux du mixte : travail hybride et Blended Learning

En télétravail comme en formation à distance, la structure de la journée n’est pas la même qu’en présentiel, plus de liberté est accordée pour organiser son travail et sa formation ; la notion d’Atawad (any time, any where, any device) prend vraiment tout son sens. Moins de contrôle, moins de pression du groupe, la mise à distance des autres permet aussi de mieux respecter le rythme de chacun (pour exemple, certains vont préférer l’aube pour avancer quand d’autres se transforment en véritables oiseaux de nuit…). Pour certains, cela peut devenir un véritable casse-tête à vouloir tout concilier, ne plus savoir ce qu’il faut faire en priorité, être en décalage avec le groupe… La journée de formation présentielle peut (et doit) devenir une série de rendez-vous distillés dans le temps. Pour “La journée de télétravail quant à elle devenue diffuse, ce qui importe ce sont les jalons de synchronisation collective” (Hervé Andorre). Mais surtout, que ce soit pour un travail devenu hybride ou une formation devenue Blended 😊, l’enjeu est de trouver une organisation qui encore une fois nous permette de tirer le meilleur de la présence et de la distance. Missions, interactions, tâches : comment s’organise-t-on entre nos temps au bureau et nos temps en télétravail (ou dans un tiers-lieu) ?

Le petit + de la présence :

  • S’extraire de son environnement personnel et donc plus facilement marquer la frontière entre le personnel et le professionnel (tant en formation qu’au travail).
  • Rythmer son temps de travail/de formation (horaires, pauses-déjeuner, café, cigarettes, lieu, déplacements).
  • Avoir accès à des lieux propres à différentes tâches (son bureau/poste, une salle de réunion, une salle de formation, etc.).

 

Le petit + de la distance :

  • Personnaliser une partie de son organisation et l’ajuster à ses contraintes (organisation familiale) et son rythme/ses besoins.

Nos TIPS :

  1. Formaliser ensemble (le groupe de travail, l’équipe, le groupe d’apprenants) l’organisation du collectif.
  2. Clairement communiquer pour tous les missions, responsabilités, les tâches et compétences de chacun (pour faciliter l’organisation du collectif, l’entraide).
  3. Mettre en place des rites qui soient possibles aussi bien en présentiel qu’en distanciel : des moments formels (réunion d’équipe, brainstorming, etc.) et des moments informels (café du matin, pauses, teambuilding, etc.).
  4. Ne pas remplir son planning de réunions (en présentiel c’est contre-productif, euh… et à distance aussi, le mal de crâne et les tympans malmenés en plus. Et qui plus est : trop de relation tue la relation !). Et du coup, en formation, ne pas remplacer à l’identique du présentiel par de la classe virtuelle !
  5. Et on ne le dira jamais assez : bureau/présentiel ou télétravail/distanciel, même combat, on se fait beau ou belle (exit le pyjama ou le vieux jogging en télétravail 😊).
En aparté : "La confiance semble être le seul vaccin efficace capable de trouver le bon équilibre entre proximité et distance” (Costa). Oui, tout est justement question d 'équilibre ! Entre le flicage absolu et le laisser-faire, il existe un juste milieu permettant aux managers de suivre leurs collaborateurs, leur faciliter le travail, les accompagner pleinement vers l'autonomie. Au royaume de la distance, l'empathie est reine.
Les lien et ressources

LE TÉLÉTRAVAIL EN QUELQUES CHIFFRES* :

• Le nombre de salariés en télétravail fin 2020 est finalement le même que celui d’avant la pandémie : de 41% durant la crise, il est retombé à 31% en décembre 2020.
• Le nombre de jours télétravaillés est en revanche très supérieur au taux moyen d’avant crise : 3,6 jours par semaine (1,6 jour par semaine fin 2019).
• La satisfaction vis-à-vis du télétravail a diminué : de 8/10 en novembre 2019, elle est tombée à 6,9/10 en avril 2020 pour revenir à 7,2/10 en décembre 2020.
• Les managers sont 25% à être défavorables globalement au télétravail contre 18% en 2019.
*Chiffres issus du Baromètre annuel Télétravail 2021 de Malakoff Humanis disponible ici.

LE DIGITAL LEARNING EN QUELQUES CHIFFRES** :

• Une entreprise sur deux dispose d’une offre de formation majoritairement présentielle.
• Suite à la crise sanitaire, 89% des organisations souhaitent faire évoluer leur offre vers plus de distanciel ou de blended.
• Efficacité pédagogique et réactivité face aux enjeux business sont les deux principaux avantages du passage au digital learning.
• La classe virtuelle, jugée à 85% comme l’une des modalités de formation les plus efficaces.
**Chiffres issus du Livre Blanc de l’ISTF, Les chiffres 2021 du Digital Learning, Résultats et analyse d’une enquête réalisée auprès de 400 structures par l’ISTF, à télécharger ici.

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