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L’onboarding : le nouveau sport de glisse à sensations

L’onboarding : le nouveau sport de glisse à sensations
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24/09/2018

L’onboarding : le nouveau sport de glisse à sensations

Pourquoi cet article ? Quel est le lien avec le Digital Learning ? Une question à la fois !

Dédoublement de personnalité (ou pourquoi cet article)

En tant que collaboratrice, j’ai vécu, ou plutôt pas vécu, d’onboarding. Cette absence notoire d’onboarding m’a souvent manqué (perte de temps, d’énergie, questionnement sur le bien-fondé de mon choix, etc.).

 En tant que manager, j’ai commencé par le traditionnel petit-déjeuner de bienvenue que l’on peut voir sous deux angles : première étape de l’onboarding ou savoir-vivre tout simplement (sûrement les deux mon capitaine) ; puis j’ai mis au point un programme pour les nouveaux arrivants, une newsletter ; un peu plus tard un parcours ludique (challenges, missions, rencontres formelles et informelles) et enfin un jeu. Morale de l’histoire : rares furent les collaborateurs qui n’ont pas apprécié. Quant à moi, je me suis terriblement amusée à faire tout cela.

 C’est fashionboarding

Et tant mieux… L’onboarding est un sujet sur lequel nous sommes de plus en plus souvent sollicités ! L’effet que ça nous fait ? A peu près cela :

via GIPHY

 

 Mais ne vous y trompez pas, nous prenons ce sujet très au sérieux car cela impacte :

 · Le bien-être du nouveau collaborateur, de son manager et de ses collègues

 · Une montée en compétence plus rapide (productivité)

 · L’implication et le professionnalisme (à tous les niveaux)

 · La marque employeur de votre entreprise

 · Et tant d’autres choses encore…

 Soignez l’Onboarding : il révèle la culture de votre entreprise.

Mais aussi…

Ce que disent les chiffres

La majorité des études, des deux côtés de l’Atlantique, se retrouvent sur les chiffres suivants (à quelques pourcentages près) : 4 % des salariés quittent leur entreprise le 1er jour tandis qu’ils sont 22 % lors des 45 premiers jours. Quand on met cela en lien avec le temps, l’énergie voire le budget (sites, cabinets de recrutements) investis, on pourrait s’étonner qu’il y ait encore 65 % des entreprises qui n’ont pas mis en place de process/parcours d’intégration/onboarding. Mais ne retenons qu’une chose : c’est une préoccupation grandissante !

Petite liste de doléances (ou ce que l’on a tous vécu ou presque)

1er jour, 1ère semaine

· Pas de matériel (dématérialisation totale : c’est ça le progrès !)

 · Démarches administratives laborieuses ou tardives (le Paperless ou zéro papier, ce n’est pas pour demain)

 · Pas de passage de témoin (pas de témoin pas de crime… euh pardon pas corps pas de crime)

 · La culture de notre boîte ? J’sais pas… bio-dynamique, hors-sol ?

 · T’es qui toi (dans les 2 sens)

 · Saute dans le grand bain (et tant pis si tu ne sais pas nager) !

 Y a-t-il un pilote onboard ?

Avant-pendant-après

Un peu (le 1er jour), beaucoup (le 1er mois), passionnément (les 3 premiers mois), à la folie (au-delà de 3 mois), pas du tout (bientôt plus qu’un souvenir) : à chaque entreprise sa façon d’accueillir un nouvel arrivant. Il y a cependant (dans 80 % de cas) un dénominateur commun :

 · La période qui précède l’arrivée du nouveau collaborateur ne fait pas l’objet d’un accompagnement (tant pour ce dernier que pour le manager qui va l’accueillir dans son équipe).

 · L’action prend le pas sur l’écoute. Et de ce fait, il y a peu ou pas de suivi (points hebdo, rapport d’étonnement, etc.) de la part du manager et de l’équipe RH.

 · La période d’onboarding est gérée/portée par le manager, seul (parfois aidé de la RH).

65 % des entreprises françaises n’ont pas mis en place de programme d’accueil
et d’intégration.

3 MOIS DE SILENCE C’EST LONG

Souvent, la période qui s’écoule entre le recrutement effectif d’un collaborateur et son arrivée peut durer de 1 à 3 mois.

 1/ C’est déjà à ce moment-là que la période de transition commence pour le nouveau collaborateur (et non pas le premier jour de son arrivée).

 2/ Pendant cette période, tout peut arriver. N’imaginez pas que votre futur collaborateur n’est plus à l’écoute du marché ; qu’il est à l’abri des sollicitations (entreprise, cabinet de recrutement, réseau). Et c’est d’autant plus vrai pour les secteurs où la main-d’œuvre fait défaut.

 Outilletonmanager.com :

 Pour le manager, c’est une phase de préparation, outils, matériel, documents administratifs, formations, finalement beaucoup d’éléments auxquels penser et à préparer ; mais aussi, divers interlocuteurs à solliciter (IT, RH, etc.). C’est donc côté organisation qu’il faut lui faciliter la vie.

 Le basic de chez basic : une checklist pour leur permettre de s’assurer qu’ils n’ont rien oublié. Sous forme d’un poster (visuel et à la vue de tous) ou à travers un logiciel d’onboarding (Workelo, Heyteam, etc.).

 Allô le standard : certes, il faut penser à tout mais également communiquer, aussi un kit complet peut faire la différence (gain de temps, vecteur de la charte graphique et plus encore de la culture de votre entreprise) en intégrant différents éléments de com à mobiliser par le manager tout au long de cette phase de préparation (mail, posts, présentation, etc.).

 Accro au jeu : on pense à gamifier le parcours d’intégration du futur collaborateur mais pourquoi ne pas faire de même pour le manager ; lui permettre de préparer l’arrivée de son nouveau collaborateur en s’amusant, de travailler sa visibilité et d’être reconnu pour les actions menées.

 Embarquetoncollaborateur.com :

 Pour le futur collaborateur, c’est une phase de transition : sur le départ d’un côté et pas encore arrivé de l’autre ; l’aider à se projeter rend cette phase moins stressante, moins emprunte d’incertitude.

 Le basic de chez basic : 3 mails pour rester en contact ; marquer/célébrer le recrutement du nouveau collaborateur, l’accompagner dans les démarches administratives et l’informer sur sa période d’onboarding et marquer/célébrer son arrivée prochaine.

 Allô le standard : au-delà des mails (le mail peut être remplacé par une carte postale, afin de surprendre et d’apporter une dimension plus émotionnelle – la carte postale est le symbole des vacances, donc du plaisir), un petit-déjeuner ou un déjeuner avec l’équipe de façon à ce que votre futur collaborateur vous rencontre avant sa période d’onboarding et une application pour lui faire découvrir la société.

 Accro au jeu : un jeu de piste, une chasse au trésor digitale pour amener votre futur collaborateur à découvrir la culture de votre entreprise, son activité, son marché et certains collaborateurs. Tout est sur le web, vous n’avez plus qu’à le scénariser !

 Good morning ma nouvelle boîte !!!!!!!!!!!

Quand commence et finit la période d’onboarding ? Que pensez-vous de cette réponse : quand le nouveau collaborateur est à l’aise avec la culture de l’entreprise et est autonome en termes de savoir-faire et de processus. Cela peut donc durer de 1 mois à plus de 9 mois. L’endurance est de mise !

 Outilletonmanager.com :

Pour le manager, c’est une phase lors de laquelle il doit investir du temps (présenter, expliquer, accompagner, suivre, valider, etc.). Il faut donc lui en faire gagner afin qu’il se concentre sur des missions à valeur ajoutée pour lui comme pour le nouveau collaborateur. Et l’aider à déléguer.

Le basic de chez basic : centraliser tous les éléments qui vont être utilisés lors de la phase d’onboarding afin de faire gagner du temps au manager et de l’aider dans son organisation.

 Allô le standard : fournir un kit d’onboarding au manager (un planning d’onboarding ; des mails et des posts pré-rédigés à personnaliser – invitations, rappels, messages d’encouragements, etc. ; des supports pour faire passer des messages-clés, marquer la fin d’une étape - stickers, cartes postales, posters, etc. ; des quiz/questionnaires digitaux ou une application pour suivre l’humeur et les progrès de votre nouveau collaborateur). Mais aussi nommer un tuteur pour un duo de choc : le tuteur pour un accompagnement au quotidien sur le terrain (culture, métiers, interlocuteurs), le manager pour ouvrir des portes (interlocuteurs, projets, stratégie) et valider les grandes étapes (encourager, faire des feedbacks, valider, faire savoir, etc.).

 Accro au jeu : un parcours d’intégration packagé et prêt à l’emploi. A travers ce parcours, chacun est impliqué (les métiers, les outils sont présentés par différents collaborateurs, les moments de formation ou d’auto-formation sont déjà organisés et planifiés).

 Embarquetoncollaborateur.com :

 Pour votre nouveau collaborateur, c’est à la fois une période excitante (nouveauté) et stressante (dense en informations à digérer). Il vous faut donc faciliter l’intégration de toutes ces informations (alterner, équilibrer, doser) et lui permettre de se créer rapidement un réseau au sein de l’entreprise (tant pour des raisons d’efficacité professionnelle que de bien-être).

Le basic de chez basic : un livret d’accueil (papier ou digital) afin que le nouveau collaborateur puisse à son rythme se familiariser avec l’organisation de l’entreprise, du réseau, voire générer de façon autonome ses démarches administratives ; des modalités variées (vidéos, applications mobiles, e-learning, expériences en 360, etc.) pour s’imprégner de la culture de l’entreprise, découvrir les différents métiers, etc. et, surtout, tout ce qu’il faut pour mener à bien leur mission (matériel, logiciels, etc.).

Le magnifique livret de Valve : 
https://steamcdn-a.akamaihd.net/apps/valve/Valve_NewEmployeeHandbook.pdf

Allô le standard : au-delà du basic, un kit et un petit-déj ou déjeuner de bienvenue (l’essentiel est dans le détail), un planning d’onboarding (pour se projeter et anticiper) et enfin des séquences en mode « Vis ma vie » auprès des collègues, chez les clients, fournisseurs, etc. pour un onboarding tout terrain. Tout du long des moments courts et informels sont organisés pour prendre la température, ajuster, orienter et valider les acquis de votre nouveau collaborateur. Enfin, la fin de cette période d’onboarding est formalisée (un rapport d’étonnement, une mission phare, une célébration, etc.).

 Accro au jeu : au format papier ou sur application mobile, tous les jours votre nouveau collaborateur trouve sur son bureau ou sur son smartphone les rencontres, missions, challenges et surprises de la journée. Chacune donne lieu à un livrable (une preuve de réalisation) à produire par votre nouveau collaborateur. C’est un bon moyen d’ancrer son onboarding dans l’action.

 ETLESAUTRES.COM

Futurs collègues, tuteur/buddy/welcome, IT, RH, leur niveau d’implication varie, mais une chose est sûre : leurs actions sont clés dans les phases de pré-boarding et d’onboarding. Cependant, elles sont noyées dans leurs tâches quotidiennes. Aussi est-il essentiel de leur donner du sens et de les valoriser. Pour cela :

 Communiquez (ex : un mail à l’IT pour demander la préparation du matériel certes mais cela passe tellement mieux quand vous détaillez pourquoi, pour qui et que vous ne le faites pas au dernier moment)

 Accompagnez (communiquer le planning de pré-boarding et d’onboarding aux personnes concernées, faites une réunion préparatoire avec les principaux acteurs, conviez-les à un petit-déj avec le futur collaborateur en phase de pré-boarding)

 Formez (le tuteur, mais aussi le manager)

 Après l’onboarding, le beau temps

La phase d’onboarding ne doit pas être en rupture avec ce que votre nouveau collaborateur va vivre au quotidien par la suite. Elle doit donc être raccord avec la culture de votre entreprise. Par exemple si le jeu n’est pas dans l’ADN de votre entreprise, rien ne vous empêche en tant que manager de créer un onboarding ludique mais à condition que cela soit dans votre ADN et que par la suite c’est ce que vous fassiez naturellement vivre à vos équipes. Bref, à chaque étape du pré- et de l'onboarding, il est essentiel de retrouver les valeurs, la culture et la réalité opérationnelle de votre entreprise. C’est une question de congruence entre le discours tenu et le vécu.

 Virginie JAULIN, Directrice Générale chez TIPS n' LEARN

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Et en attendant, partagez votre feedback sur vos expérience d’onboarding et ceci en 5 questions top chrono : https://tipsnlearn.typeform.com/to/KATxf4

on y retourne ?

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