“Un plan de com’ pour la formation ? On verra plus tard !” Voici une phrase (trop) souvent entendue et qui résume un réflexe encore bien ancré : reléguer la communication de la formation au second plan. Sauf que le “plus tard” finit souvent en… “trop tard”. Et quand on communique trop peu ou trop tard, même la meilleure des formations peut faire flop. Pour éviter que vos dispositifs passent sous les radars, le plan de communication est alors LA feuille de route qui va structurer chaque aspect de votre communication. Aujourd’hui on vous partage les 5 étapes-clés pour bâtir un plan de com’ percutant, structuré et 100 % efficace. Car le marketing de la formation, ce n’est pas accessoire, c’est stra-té-gique (in love with KPI). Allez, action !
Étape 1 : définissez vos enjeux et objectifs
Pourquoi ? Parce qu’un plan de com’ sans direction claire, c’est comme un GPS sans destination, ça mène nulle part ! On n’oublie pas que l’objectif de votre plan de com’ est de maximiser l’impact de votre dispositif et d’engager vos apprenants : oui hein, c’est important.
Comment faire ?
- Alignez-vous sur les enjeux de votre organisation : la formation peut-elle booster un projet, résoudre un problème ou faire briller une initiative ? Si oui, go !
- Brainstormez en équipe : quels sont les freins qui bloquent en formation (manque d’engagement ? budget serré ? outils obsolètes ?). Lever ces freins : challenge accepted.
- Focalisez-vous sur 2 ou 3 enjeux max (et leurs objectifs).
- Gardez le cap : tout au long de la conception, production et déploiement de votre plan de com’, ces enjeux et objectifs doivent être votre boussole. On ne les perd jamais de vue.
Étape 2 : identifiez vos forces & talents
Pourquoi ? Parce que mettre en lumière les forces et talents de chacun, ça booste la confiance et clarifie les rôles. Avouons que c’est une étape qui peut tout faire basculer.
Comment faire ?
En équipe, identifiez les…
- Appétences : qui aime écrire ? qui kiffe les réseaux sociaux ? qui a l’âme d’un stratège ?
- Compétences : quels sont les talents cachés ? (graphisme, plume, analyse data…)
- Qualités professionnelles : organisation, créativité, sens du relationnel…
- Outils maîtrisés : Canva, Photoshop, MailChimp, Excel, ChatGPT…
- Duos envisageables : parce que l’union fait la force, qui pourrait former un tandem (voire un trio) de choc ?
Étape 3 : donnez vie à vos cibles (ou persona)
Pourquoi ? Pour bien comprendre vos cibles, personnaliser vos messages, lever leurs freins, surfer sur leurs motivations et utiliser les bons canaux pour les atteindre. Oui oui, tout ça ! Parce qu’un message bien ciblé = un message entendu, compris et adopté. Bref, cette 3e étape, on la chouchoute !
Comment faire ?
Règle n°1 : pour des persona pertinents, toute l’équipe doit être mobilisée afin de…
- Collecter des données (des faits, des faits, et encore des faits !)
- Plonger dans les données existantes : enquêtes internes, taux de participation aux formations, statistiques du LMS, données RH (âge, ancienneté, métier…)
- Compléter avec des retours concrets: entretiens individuels, questionnaires ciblés, retours des managers, formateurs, ambassadeurs…
- Observer les comportements : qui lit les newsletters ? qui regarde les vidéos ? qui préfère les classes virtuelles ?
- Identifier les infos clés pour nourrir vos persona : profil sociodémographique (âge, ancienneté, type de poste, niveau hiérarchique, localisation), attentes (formation certifiante ? flexibilité ?), motivations (progresser ? répondre à une exigence métier ? évoluer ? être reconnu ?), freins (manque de temps ? surcharge cognitive ?), canaux préférés (email ? RS ? newsletters ? réunions ?).
- Mettre régulièrement à jour vos persona : un persona, ça évolue ! Organisez un atelier annuel pour les challenger avec les retours terrain et les nouvelles données.
Étape 4 : Cartographiez les canaux de communication
Pourquoi ? Pour optimiser la diffusion du message et maximiser l’impact de la campagne de com’ autour de la formation. Et oui, chaque canal possède son propre public, ses supports et formats (et aussi ses avantages et inconvénients). Faire cette cartographie, ça aide aussi à analyser la portée de chaque canal.
Comment faire ?
- Listez les canaux disponibles dans l’organisation : digitaux internes (intranet, newsletters, LMS, applis mobiles, écrans…), sociaux/collaboratifs (réseaux internes, externes), physiques (affiches, flyers, réunions, événements), humains (managers, ambassadeurs, formateurs, sponsors).
- Identifiez les pilotes de chaque canal (service com’, RH, managers, formateurs…) pour collaborer ou négocier l’accès (et les règles d’usage et de collaboration) si ce n’est pas l’équipe formation. N’oubliez pas que les contenus formation apportent de la richesse éditoriale (témoignages, success stories, valorisation des collaborateurs), donc n’hésitez pas à positionner la formation comme contributrice du discours global de l’entreprise, et pas juste comme un “demandeur d’espace”.
- Pour chaque canal, analysez le public et ses habitudes de consommation/lecture (qui touche-t-il ? combien de personnes ? est-il accessible à tous ? à quelle fréquence ? pour combien de ressources ?
- Associez les médias adaptés à chaque canal : texte (avec ou sans émoticons), vidéos, post, podcasts, visuels, quiz…
Étape 5 : identifiez des typologies de projet
Pourquoi ? Parce qu’on ne jette pas du temps, du budget et de l’énergie par les fenêtres ! On les place là où ça fait vraiment mouche. C’est pourquoi le plan de communication doit être bien ajusté aux enjeux du dispositif de formation et de nombreux autres critères. En clair : on vise l’impact max.
Comment faire ?
- Évaluez la dimension stratégique : si la formation est porteuse d’enjeux forts, consacrez un budget et du temps prioritaires pour une campagne de grande ampleur.
- Considérez le volume d’apprenants : pour de gros volumes, choisissez des canaux adaptés à la communication de masse ; pour des groupes plus restreints, la personnalisation is your best friend.
- Si la formation est obligatoire, mettez l’accent sur le sens et l’utilité auprès des apprenants. Si non, opération séduction : peaufinez l’attractivité des messages et la valorisation des bénéfices.
- Adaptez au format et à la durée : pour des parcours longs, structurez la communication dans le temps. Avant, pendant, après = c’est LE timing qui a fait ses preuves ! Pour des modules courts, visez l’efficacité et la simplicité.
- Prenez en compte la multimodalité : si elle est multimodale, présentez le parcours global et la prise en main de chaque modalité. Si non, des messages clairs et ciblés suffiront.
- Calibrez selon la diffusion géographique : anticipez les besoins de traduction, l’adaptation des formats (print/digital) et les contraintes locales.
- Impliquez les sponsors, ambassadeurs, formateurs : les informer, leur fournir des supports/outils pour relayer le message et garantir la cohérence de la mobilisation.
Si vous êtes, comme nous, fan de la com’ « avant, pendant, après », ne manquez pas ce papier riche en TIPS : “Soignez votre avant !”
Conclusion : vous l’aurez compris, la communication autour d’un dispositif ne doit jamais être une option, mais une alliée stratégique pour booster la réussite de vos formations. C’est elle qui va donner de la force et de la visibilité à vos formations. Le plan de com’ devient alors votre fétiche pour ajuster vos efforts, mobiliser vos apprenants et créer une réelle dynamique collective, moteur d’adhésion et d’engagement. Et maintenant ? Et bien à vous de jouer (n’hésitez pas à nous solliciter si vous avez besoin d’un coup de main !)
PS : parce que c’est encore nos clients qui en parlent le mieux : “Le marketing de la formation opti-soins avec les apprenants KRYS GROUP”
Et si vous avez 2 minutes (enfin 5 😊) de plus, il y a aussi ce papier : “Le marketing de la formation, testé et approuvé”
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